Hrvatski
English 
Sistematizacija radnih mjesta
“Najznačajniji razlog stalnog uspjeha nekih tvrtki su stalne promjene.” S. Smith
Sistematizacija je sažet popis i opis poslova koje djelatnici obavljaju na radnim mjestima. Svakom radnom mjestu koje ima određeni naziv odgovara određeni popis i opis poslova. Popis i opis poslova u sistematizaciji smatra se osnovom za zasnivanje radnog odnosa i sastavnim dijelom Ugovora o radu.
RAZLOZI ZA PROVEDBU SISTEMATIZACIJE
Zakonske promjene
Zakon o radu (Članak 26.) ukazuje na obaveze poslodavca – “Poslodavac koji zapošljava najmanje dvadeset radnika dužan je donijeti i objaviti pravilnik o radu kojim se uređuju plaće, organizacija rada…”
Tehnološke promjene
Uvođenje novih informatičkih i tehnoloških poslovnih rješenja dovodi do nove podjele rada i odgovornosti između djelatnika. Prijašnja radna mjesta dolaze u drugi plan, nova radna mjesta postaju bitna, dok plaće istovremeno ostaju u nesrazmjeru sa stvarnim radom i odgovornošću na određenom radnom mjestu u tvrtki.
Organizacijske promjene
Organizacijske promjene poput visoke fluktuacije djelatnika, podjele poslova, objedinjavanje poslova i sl. nakon određenog vremena dovode do novog poslovnog ustroja i odnosa, no još uvijek postoje ‘zastarjeli dokumenti’ koji ne služe svrsi, a u slučaju radnog spora mogu biti štetni za poslodavca.
Tvrtke koje su naglo narasle te im se broj zaposlenih povećao, u kojima postoji nejasna i loša komunikacije među zaposlenima ili nepostojeća komunikacija te shodno tome dolazi do čestih nesporazuma imaju veliku potrebu za preciznim definiranjem radnih mjesta i delegiranjem zadataka.
Usklađivanje sa tržištem rada
Za pojedina radna mjesta gdje su potrebni specijalizirani stručnjaci poslodavcima je teško pronaći adekvatnu osobu, stoga kvalitetna sistematizacija radnih mjesta može biti preduvjet u rješavanju takvog problema.
Uvođenje sustava motivacije i nagrađivanja
Tvrtke koje žele dobiti kvalitetnu podlogu za uspostavu sustava motivacije i nagrađivanja kroz plaće i bonuse to mogu postići uvođenjem sistematizacije radnih mjesta.
Provjera, prilagodba i revidiranje
Opisi radnih mjesta podložni su čestim promjenama, stoga danas svaka tvrtka treba imati utvrđeni raspored njihove provjere, prilagodbe i revidiranja.
Preporučeni vremenski period za provjeru opisa radnih mjesta je godina dana. Zbog opsežnosti, u većim tvrtkama sa izrazito velikim brojem radnih mjesta nije realno očekivati da će sva radna mjesta moći biti provjerena jednom godišnje.
Stoga je preporuka da se provjeravaju, prilagode i revidiraju opisi radnih mjesta:
čiji se sadržaj poslova mijenjao tijekom godine
za koje je izvršena promjena organizacijske strukture
za koje nadređeni traži provjeru, odnosno prilagodbu opisa
čiji se sadržaj mijenja zbog promjena u tehnologiji i organizaciji rada sukladno utemeljenom zahtjevu djelatnika
U praksi sistematizacija radnih mjesta najčešće ima reputaciju birokratskog dokumenta kojeg često opisuju epiteti poput: “zastarjela”, “krojena prema osobama, a ne realnim potrebama radnog mjesta”, “neprimjenjiva”, “nepotpuna”, “nužno zlo” itd.
Negativan stav prema dokumentu sistematizacije radnih mjesta, određuje i način kako ga se donosi (često prepisivanjem), koliko često ga se revidira (uglavnom vrlo rijetko) i u koju svrhu služi (zadovoljavanje zakonske forme).
Glavni preduvjeti za kvalitetnu i prikladnu sistematizaciju radnih mjesta su:
usvojiti metodologiju za implementaciju projekta revidiranja postojeće ili uvođenja nove sistematizacije radnih mjesta u tvrtki
naučiti što čini kvalitetan opis aktivnosti na radnom mjestu
opremiti se kvalitetnim obrascima za provođenje analize radnih mjesta
proučiti primjere detaljno i opsežno pripremljenih opisa radnih mjesta
upoznati se s najvažnijim modelima kompetencija i njihovim opisima
uočiti priliku da opise iz modela kompetencija primijenite u praksi na opisima radnih mjesta u vašoj tvrtki
Najčešći i glavni nedostaci postojećih sistematizacija radnih mjesta su:
Nazivi radnih mjesta ne odražavaju prirodu posla (nije jasno što djelatnik radi)
Potrebno je uvesti nekoliko radnih mjesta umjesto jednog općenitog koji pokriva razne opise poslova
Potrebno je uvesti nove nazive radnih mjesta jer uvođenje novih poslovnih procesa nije u skladu s promjenama u sistematizaciji
Nije navedena glavnina poslovnih aktivnosti koje djelatnik mora obavljati na radnom mjestu (bilo po količini vremena koja je potrebna za njihovo obavljanje ili po važnosti)
Poslovne aktivnosti nisu precizno opisane već su navedene u općenitim terminima
Navedene su poslovne aktivnosti koje djelatnik ne obavlja na radnom mjestu (zastarjeli opis)
Pored posebnih uvjeta rada kao stručne spreme, godina radnog staža, poznavanja stranog
jezika i sl. nisu navedene dodatne kompetencije (znanja, vještine i sposobnosti) koje djelatnik treba udovoljiti da bi bio kvalificiran za navedeno radno mjesto
Obzirom na to, da dodatne kompetencije nisu detaljnije navedene nema prostora da se navede u kojoj mjeri one trebaju biti izražene na skali i kako ih „mjeriti“
Zbog navedenih situacija, kad je u praksi potrebno objaviti natječaj za radno mjesto, korištenje općenitih opisa iz sistematizacije kod potencijalnih kandidata stvara osjećaj dvoumljenja oko toga na kakvo se točno radno mjesto prijavljuju.
Djelatnicima može biti nepoznato kako se u tvrtki napreduje i koje uvjete trebaju zadovoljiti da bi se to dogodilo (koja znanja, vještine i sposobnosti zahtjeva određeno radno mjesto). Radna produktivnost je upitna jer nije jasno što se i kako mjeri te s kojim učinkom na poslovni rezultat.
NOS d.o.o. za poslovno savjetovanje Vam može pomoći u izradi sistematizacije radnih mjesta kojom ostvarujete višestruku dobit za Vašu tvrtku, kroz sljedeće glavne korake:
1. Snimanje i dijagnoza postojećeg stanja u tvrtki
2. Evidentiranje radnih mjesta i zadataka prema poslovnim odjelima ili ispunjavanje upitnika za analizu radnog mjesta od strane djelatnika
3. Kreiranje sistematizacije radnih mjesta i hijerarhije tvrtke
4. Prijedlog redizajniranja organizacijske strukture, sistematizacije radnih mjesta i sl.
5. Na temelju prihvaćenih prijedloga, dopuna kreirane dokumentacije i/ili dogovaranje daljnjih projekata
Sistematizacija radnih mjesta opisuje različite relevantne informacije koje se mogu odnositi na:
osnovne informacije (naziv radnog mjesta, naziv organizacijske jedinice – odjela, nadređena i podređena radna mjesta i sl.)
svrha radnog mjesta (razlog zašto postoji)
ključne odgovornosti, ovlasti i zadatke (glavni zadaci, dodatni zadaci)
potrebne kompetencije prema radnom mjestu (znanje i kvalifikacije, obrazovanje, iskustvo, stručne i osobne vještine)
radne uvjete
mogućnost razvoja karijere
Dobar opis radnog mjesta:
Pokazuje koja je osnovna svrha radnog mjesta
Navodi glavne poslove (dužnosti i odgovornosti) i njihove konkretne rezultate
Ne navodi svaki detalj posla već samo ono što je karakteristično za konkretnu poziciju
Odnosi se na posao, a ne na zaposlenika
Periodično se revidira
Postoji li u Vašoj tvrtki jasna podjela radnih mjesta i kvalitetni opisi poslova?
Postoji li u Vašoj tvrtki uređena organizacija rada i odgovornosti?
Naše dosadašnje iskustvo nam je pokazalo da je organizacijski koncept ključan proces za uspjeh upravljanja procesima i ljudima, a obuhvaća niz odluka vezanih uz oblik, cjelokupan sustav i karakteristike organizacije koje definiramo kroz sistematizaciju, opise poslova i hijerarhijsku podjelu radnih mjesta.
Koje su koristi sistematizacije radnih mjesta za Vašu tvrtku i Vaše djelatnike?
Potreba svakog poslodavca su učinkoviti, kompetentni i zadovoljni djelatnici, stoga je kroz opise poslova moguće jasno komunicirati prema djelatnicima što točno od njih očekujete na radnome mjestu.
Ukoliko djelatnici imaju točnu i jasnu informaciju što se od njih i na koji način očekuje na radnom mjestu, povećava se radna motivacija i veća je vjerojatnost da će učinkovito obavljati radne zadatke.
Osnovna svrha je razjasniti odgovornosti na razini cijele tvrtke. Cilj je jasno definirati opseg, sadržaj i složenost određenog posla na razini koja je potrebna i prihvatljiva Vašoj tvrtki.
Uvođenje sistematizacije se ne mora odvijati brzo, ovisno o veličini tvrtke i broju radnih mjesta ponekad će Vam samostalno ili uz pomoć vanjskih konzultanata trebati i godina dana, ali sigurno će imati dalekosežne i pozitivne posljedice ukoliko se dobro pripremite i uspostavite kvalitetan tim suradnika.
Kvalitetno pripremljena sistematizacija radnih mjesta uz precizne opise poslova i uz dopunjene kompetencije može služiti kao osnova za potporu drugim organizacijskim procesima:
kvalitetan i jednostavniji odabir novih djelatnika
educiranje djelatnika
procjena radnog učinka djelatnika
razvoj poslovne karijere
utvrđivanje kršenja radne obaveze
radni sporovi
Projektom “Sistematizacija radnih mjesta” osigurava se:
pravilna i ravnomjerna podjela rada
optimalno i ravnomjerno korištenje rada djelatnika i njihovih stručnih i osobnih sposobnosti
učinkovito rukovođenje na svim razinama
koordinacija i nadzor nad izvršavanjem posla
Kontaktirajte nas
Trebate pomoć?
Budite slobodni kontaktirati nas. Javiti ćemo se u najkraćem mogućem roku.
info@nos.hr
+385 01 64-385-64