Upravljanje poslovnim procesima (eng. BPM)

Uvod

Poslovni procesi su aktivnosti koje su potrebne da bi se ostvario zajednički cilj. Bilo da se radi o poslovnom sustavu ili zaposlenima, bilo da se nadopunjuju ili se izvode paralelno.
Ne postoji organizacija koja nema poslovnog procesa, jer čim se nešto radi, radi se na određeni način, samim tim postoji proces. Poslovni proces nije nužno nešto opipljivo, niti je samo alat, nego je način funkcioniranja organizacije, i disciplina praćenja procesa. Poslovni proces, bilo da je složen ili jednostavan, treba biti optimalno podešen sukladno tvrtki i organizacijskim mogućnostima, kako bi povećao produktivnost tvrtke, što mu je i glavna namjena.

Što je upravljanje poslovnim procesima?

Upravljanje poslovnim procesima služi za ujedinjavanje procesa, zaposlenika, tehnologije i vezanih čimbenika, u organizacijsku strukturu kojoj je krajnji cilj zadovoljstvo klijenta i uspješno poslovanje.
Osnovni cilj upravljanja poslovnim procesima je kontinuirana nadogradnja procesa i svega unutar organizacije, pregled, izmjene, kreiranje i otkazivanje istih.
Ne postoje jedinstveni poslovni procesi, nego su direktno vezani na grane industrije, branše, veličine ili tipove organizacija, i svega što određenu tvrtku čini drugačijom. U nekim industrijama i branšama kompletno upravljanje poslovnim procesima je moguće napraviti putem poslovnog softvera, kod nekih je dovoljno korištenje nekog od ISO standarda, a kod nekih treba znati što je uopće moguće postaviti kao proces.

Životni put procesa

Upravljanje poslovnim procesima dijelimo na pet glavnih faza: dizajn, modeliranje, izvršenje, nadzor, optimizacija…

Dizajn

Prvi korak u dizajnu poslovnih procesa jest prepoznavanje postojećeg procesa.  Potrebno je prepoznati kakve su sada procedure u segmentu koji želimo postaviti kao proces. Obratiti pažnju na metode rada, na sudionike, upozorenja i obavijesti, eskalacije, sagledati sve vezane čimbenike.
Dobar dizajn bi u startu trebao smanjiti količinu potencijalnih problema u životnom vijeku određenog procesa. Bitno je kreirati kvalitetnu i točnu teoriju kako bi proces trebao funkcionirati, neovisno uključuje li samo ljude, opremu, tehnologiju, outsourcing. ..
Univerzalno najjednostavniji alat za dizajn samih procesa su olovka i papir, ili bijela ploča i marker.

Modeliranje

Na temelju teorije dizajna poslovnog procesa izvrtiti moguće faktore utjecaja na isti. Poput raspona promjena cijena materijala ili nabave, te time utvrditi kako će model funkcionirati pod izmjenjenim okolnostima.

Izvršenje

Bilo da poslovni proces u potpunosti mislite automatizirati preko softvera, realnost je da u nekim dijelovima nećete moći izbjeći ljudski faktor. Ovisno o potrebi poslovanja, uvijek je dobro investirati u dobar ERP sustav sa potrebnim nadogradnjama, bilo iz samog poslovnog programa ili uz dodatak vanjskog softvera. Što manje je ljudski faktor uključen, smanjiti će se kompliciranost samog procesa i potencijalni problemi.

Nadzor

Nakon uspješne integracije poslovnog procesa, potrebno je vršiti nadzor nad istim i izmjeriti njegovu učinkovitost. Samom integracijom poslovnog procesa svaki korak u njemu mora biti moguće pratiti i to treba uzeti u obzir kod dizajna procesa. Primjer jednostavnog procesa bi bila isporuka roba prema kupcu – narudžba poslana, u transportu, na dostavi, dostavljena, plaćena.
Sa tim informacijama se dodatno može povećati i sam nivo usluge prema klijentima uz davanje adekvatnih informacija o njihovoj npr. isporuci.
Potrebno je obratiti pozornost na vezane faktore kako se proces ponaša i unapređuje li sustav kako je planirano. Nadzor se npr. može vršiti ili u realnom vremenu ili u kratkom periodu nakon integracije…
Usporediti dizajn procesa i izvršenje u praksi kako bi se pronašla eventualna odstupanja i otklonile eventualne smetnje.

Optimizacija

Nakon uspješne implementacije poslovnog procesa, na podacima iz idejnog riješenja modela, i samog nadzora potrebno je sakupiti informacije koje govore što nefunkcionira a što funkcionira. Gdje se može proces optimizirati kako bi se smanjili troškove, utrošeno vrijeme i podigla produktivnost procesa.  Sa kvalitetnom optimizacijom procesa, posao će biti obavljen brže, bolje, i jednostavnije.

Najvažnija stvar kod upravljanja poslovnim procesima

Obavezno uzeti u obzir činjenicu, da poslovni proces ima rok trajanja.
Kako posao evoluira, ili se mijenja tržište, zaposlenici ili čak softver tako je nadasve potrebno mijenjati poslovne procese, koji  također moraju evoluirati sukladno drugim faktorima.
Ako proces ne evoluira sa promjenama zastariti će, i veća je šansa da će postati uteg u poslovanju, a ne način koji treba nešto unaprijediti, a potencijalno kreiranje novih procesa će u novom trenutku koštati više, nego kontinuirana briga i nadograđivanje postojećih.

Upravljate li adekvatno poslovnim procesima? Kontaktirajte nas!