Projekt je niz privremenih zadataka koji postoje kako bi se postigao određeni rezultat. Svaki će projekt pa tako i projekti digitalizacije imati unaprijed dogovorene i jedinstvene ciljeve te vlastiti projektni plan, proračun, vremenske rokove i očekivane rezultate. Projekti također moraju isporučiti ono za što su postavljeni, tj. moraju dosegnuti definirane koristi organizacije u kojoj djeluju.

Upravljanje projektom je proces koji usmjerava rad tima na postizanje svih zadanih ciljeva projekta unutar određenih parametara. Upravljanje projektom digitalizacije može uključivati promjene u organizacijskoj kulturi, strukturi i procesima.

Osnovna ideja upravljanja projektima digitalizacije je stvoriti cjeloviti projekt koji ispunjava cilj. Očekivani cilj se može postići samo jasnim planom i organizacijom. Ne postoji jedinstveni postupak upravljanja za sve projekte digitalizacije već se plan upravljanja određuje individualno za svaki projekt.

Glavni koraci koje bi kvalitetno upravljanje projektom digitalizacije trebalo uključivati su:

1. Određivanje ciljeva

Prvim korakom stvaramo temelje projekta. Potrebno je definirati očekivano vrijeme trajanja projekta, koliki je proračun za projekt, koje će novitete projekt donijeti, i sl.

2. Planiranje

Kroz planiranje postavljaju se ključne prekretnice i datumi, uključujući konačni datum završetka projekta. U ovom koraku odabiremo članove tima, opise rezultata koje tvrtka želi postići, procjenjuju se dostupni resursi i određuju se sve povezane aktivnosti.

3. Implementacija

Korak implementacije projekta digitalizacije često je najduži i najsloženiji korak u upravljanju projektom. Ovo je korak gdje se kreće u realizaciju svih planiranih aktivnosti koje će osigurati da se projekt digitalizacije provede na najbolji mogući način.

U koraku implementacije projekta moraju se slijediti unaprijed organizirani procesi i njihov redoslijed bez nejasnoća i promjena.

Klijente je potrebno uključiti u korak implementacije projekta. Informiranjem svih sudionika o napretku projekta mogu se spriječiti nesporazumi i kašnjenja, ali je moguće i mijenjati dogovorene rezultate i sukladno tome planirati daljnji rad na njima.

4. Praćenje projekta

Praćenje projekta uključuje pregled informacija koje se prikupljaju praćenjem i donošenje odluka na temelju prikupljenih informacija.

Korištenje odgovarajuće projektne dokumentacije i alata olakšava se samo praćenje projekta, moguće je utvrditi postoji li odstupanje od plana i zašto je došlo do odstupanja te se poduzimaju korektivne mjere. Praćenje projekt osigurava da projekt ostane na pravom putu i da se postignu željeni rezultati

5. Zatvaranje projekta

Zatvaranje projekta je posljednji korak, ovdje se analizira cijeli proces. Potrebno je provesti završne testove koji će prikazati ispunjavaju li rezultati projekta zadana očekivanja. Završno izvješće treba opisati kako je projekt uspio u odnosu na definirane ciljeve.

Uspjeh projekta digitalizacije se može definirati ako je projekt zadovoljio doseg, vrijeme i trošak. Važno je da projekt digitalizacije zadovolji glavni cilj, smatramo da ga je zadovoljio ukoliko je uspio ostvariti povrat investicije i ako je svojim rezultatom zadovoljio očekivanja klijenta.

Važno je napomenuti da uspješnost upravljanja projektom digitalizacije može biti subjektivna i ovisi o specifičnim ciljevima, očekivanjima i kontekstu projekta. Stoga je važno redovito ocjenjivati rezultate projekta i provoditi evaluaciju kako bi se identificirali potencijalni prostori za poboljšanje i učenje za buduće projekte.